Echándole una pizca de imaginación, estos Enlaces Rápidos pueden mejorar muchísimo tu experiencia diaria con el correo de Google. En resultados y eficacia, en organización y Productividad, están a la altura de las Etiquetas. Te invito a descubrirlos.
Activarlos es lo primero
Esta opción viene desactivada de serie así que tendrás que activarla manualmente tú. Puedes acceder a las opciones de Labs desde el menú superior derecho (el icono que está junto a “Configuración”). Una vez ahí baja hasta que veas la opción “Enlaces Rápidos”. Actívala y guarda los cambios.
Una vez hecho verás en la barra lateral izquierda una nueva caja donde podrás agregar tus Enlaces Rápidos. ¿Y qué son? Pues son a tu Gmail lo que los Favoritos a tu navegador. Enlaces a sitios o elementos destacados de tu Gmail que consultas o a los que accedes con frecuencia, pero que en principio no están a un clic de distancia.
¿Qué usos le puedes dar?
Aquí, como en muchas aplicaciones, funcionalidades y herramientas que hay en Internet, creo que sus responsables hacen un pobre esfuerzo de comunicación. Habilitan la opción y luego pasa sin pena ni gloria porque los usuarios no llegan a ver todo su potencial.
Los Enlaces Rápidos se vuelven tremendamente útiles cuando necesitas automatizar búsquedas, acceder más ágilmente a ciertos sitios de Gmail o como complemento de las etiquetas con las que seguramente ya trabajas.
Para estos Enlaces Rápidos yo te voy a sugerir algunos usos que yo mismo les doy, o bien que les he dado en el pasado. Pero naturalmente hay muchos más…
# Complemento (o sustituto) de las Etiquetas.
Las Etiquetas son una forma de clasificar y marcar ciertos mensajes que quieres destactar respecto al resto. Tal vez los de un cliente en especial, los de un proyecto o los que te envía una empresa en particular.
Las Etiquetas han nacido para ayudarte a organizarte mejor, pero si utilizas demasiadas el remedio puede convertirse en enfermedad. Una alternativa para no abusar de ellas es crear igualmente reglas y filtros para ciertos mensajes, pero no asignarles una etiqueta; y acceder a ellos mediante un Enlace Rápido.
Digamos que quiero ver con un simple clic todos los correos que me va enviando la empresa X para un proyecto que durará una semana. No merece la pena crear una nueva etiqueta sólo para eso, así que voy a aprovecharme de los Enlaces Rápidos. Hago una búsqueda avanzada (hay que saber buscar bien) y luego guardo el enlace de la barra de navegación como nuevo Enlace Rápido. Voilà. Todos los anteriores y los nuevos mensajes de la empresa X están a sólo un clic de distancia.
# Combinar y consultar dos o más Etiquetas
Con un Enlace Rápido puedes consultar de golpe los mensajes clasificados en dos o más Etiquetas. Imagina que tengo tres etiquetas llamadas “Equipo”, “Personal” y “Casa”. Si quisiera ver los mensajes recibidos en cada uno tendría que ir primero a uno, luego a otro y finalmente al tercero. Si eso es lo que quiero, con un Enlace Rápido que aúne ambas etiquetas lo conseguiría (guardando en enlace de la búsqueda avanzada l:equipo OR l:personal OR l:casa) de una tacada.
# Búsquedas frecuentes y repetitivas
Muchas veces te ves a ti mismo buscando una y otra vez lo mismo en tu correo. Una serie de correos que te enviaron ciertas personas, informes o actualizaciones que recibiste… En la práctica muchas personas utilizan su correo como un disco duro más donde volver una y otra vez sobre la información recibida. Si detectas que alguna búsqueda se repite con gran frecuencia, ahórrate tiempo y esfuerzo y conviértela en un Enlace Rápido.
# Acceso rápido a ficheros adjuntos
Y hablando de “discos duros”. El Email sigue siendo para muchas personas la forma más “eficaz” de intercambiar archivos (voluminosos o no). Y no es algo puntual sino que es su forma habitual de trabajo. Así que a la postre Gmail se convierte en un repositorio de presentaciones, videos, audios o zips de todo tipo y condición. Haciendo una búsqueda por tipo de fichero (mov, zip, ppt, avi…) y luego guardándola como Enlace Rápido te ahorrarás muchos clics.
# Mensajes donde yo soy el único destinatario
No es lo mismo un mensaje donde yo estoy copiado junto a cinco personas que otro donde yo soy el único destinatario. En el segundo caso tiene más importancia y relevancia, y posiblemente quieren o me piden algo en concreto. Crear una Etiqueta para estos mensajes puede ser excesivo pero no tanto si piensas en un Enlace Rápido y en la práctica obtendrás la misma funcionalidad. Conseguirás de una manera ágil y cómoda de resaltar esos mensajes seguramente más importantes que el resto.
# Destaca mensajes según fecha
Mediante las búsquedas avanzadas en Gmail puedes aislar los mensajes recibidos en un periodo de tiempo y luego convertir esa búsqueda en Enlace Rápido. Así, si te resulta útil, puedes separar los mensajes recibidos Hoy, Ayer o durante la última semana. Incluso puedes decidir crear un enlace para los enviados en el último mes por uno de tus clientes. Posibilidades no te faltan, otra cosa es que tú veas la necesidad y la utilidad de cada una.
Sobre los Enlaces Rápidos he escrito en el blog más de una vez aunque solamente de pasada. Y siempre he tenido la sensación que es una de esas cosas que están ahí, pero que la mayoría desconocen o que no exprimen al máximo. Bien utilizada es una grandísima funcionalidad y por eso te he dejado escrita esta pequeña guía. Espero que te ayude.
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