El Email es uno de los rincones de nuestro trabajo donde más y peores malos hábitos salen a la luz. Uno de los más gordos y molestos aparece a la hora de titular nuestros mensajes. El Asunto, la parte más importante de un correo, es precisamente la más descuidada. Y hay en concreto un mal hábito que, no sé por qué, pero cada vez está más generalizado. Y es terrible, tiene un efecto multiplicador tremendo, porque los mensajes que tú escribes y envías tienen un impacto directo sobre el trabajo de otras personas. Es un mal hábito personal tuyo cuyos efectos tienen que soportar otros.
Imagina esto: intercambias un par de mensajes con una persona sobre un tema y la cosa queda ahí. No volvéis a hablar por Email hasta pasadas varias semanas o varios meses. Y esa persona, que de repente se le ocurre escribirte, en lugar de crear un correo nuevo y ponerle un Asunto nuevo acorde al nuevo tema que quiere tratar contigo, responde directamente a tu último mensaje. Un mensaje que tiene tres meses de antigüedad, que trataba otro tema completamente distinto y que deja como herencia un Asunto confuso y engañoso que sólo servirá para despistarte. ¡Lamentable!
Así lo veo yo, a ver qué te parece. El Asunto es como el titular de una noticia. Con palabras directas y precisas, debe a la vez sintetizar el interior del mensaje y describir la importancia del tema que transmites. En realidad es tu único mecanismo para imprimir prioridad a tus mensajes. O al revés, para decirle a la otra persona: «Eh, mira, aquí tienes esto, léelo pero hazlo cuando quieras porque no es tan importante».
Pues todo esto se va al carajo cuando un profesional hecho y derecho (porque no estoy describiendo comportamiento de niños… ¿o sí?) se pasa por el forro tu tiempo, tu nivel de atención, tus prioridades, y utiliza un Asunto obsoleto, confuso y engañoso. «Querido amigo, recibo más de 50 correos todos los días. La única forma que tengo para dedicar menos tiempo al Email y trabajar de verdad es priorizar mensajes por Asunto. Y tú me estás machacando».
El Asunto es el mecanismo que tengo para filtrar, priorizar y actuar sobre los mensajes que recibo. Y tú te lo pasas por el forro porque mi tiempo te importa un bledo.
Pero hay otro tipo de situaciones relacionadas con el Asunto de los correos y que lamentablemente también están muy muy generalizadas.
Imagina esto: intercambias una serie de mensajes con una o varias personas que están en copia. Todos esos mensajes relacionados con un tema muy concreto y muy específico. Pero con el paso del tiempo, y con cada nuevo mensaje, ese tema va cambiando hasta mutar por completo y convertirse en una conversación totalmente distinta. Pero cada nuevo mensaje sigue teniendo el mismo Asunto, el original. Que por supuesto no tiene absolutamente nada que ver con lo que en ese momento estáis tratando.
¿No sería fantástico si alguno de los involucrados en la conversación tuviera el “coraje” de editar el Asunto y poner una frase coherente y ajustada a lo que estáis hablando? No, en la vida real a todos nos importa un bledo y seguimos la corriente. Por inercia pulsamos el botón de reply y que vaya con el Asunto que sea.
¿Soluciones? RESPETO. Algo que cada vez escasea más. Un email que yo te mando a ti es una intrusión en tu tiempo, en tu agenda, en tus prioridades, en tus tareas, en tu atención. Lo mínimo que puedo y debo hacer es tener un mínimo de respeto y dirigirme a ti como debo. Porque el Asunto, para aquellos que queremos dedicarle menos tiempo al Email para vivir más o hacer cosas importantes de verdad, es el primer mecanismo que tenemos para filtrar, priorizar y decidir sobre los correos que recibimos a diario.
Tres sencillos pasos y el mundo laboral sería un poquito mejor:
- Antes de aporrear el teclado pregúntate durante 5 segundos qué voy a escribir, qué quiero con este mensaje, qué espero recibir de vuelta.
- Si previamente has intercambiado mensajes con una persona, no pulses en responder si lo que quieres es tratar otro tema. Redacta un Mensaje-Asunto desde cero. Totalmente nuevo.
- Antes de titular tu mensaje relee su contenido. Eso te ayudará a sintetizar y priorizar mejor lo que vas a transmitir
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