Imagina ese clásico día en el que miras todo lo que tienes por delante y se te cae el alma a los pies. Mientras estudias con aprensión tu lista de tareas se te escapa un «buff, vaya día que me espera…». Picos de trabajo, nuevos proyectos que caen de sopetón, temporada de éxamenes, entrega de trabajos con fechas límite, elaborar un informe que tenía que presentarse ayer…
¿Cómo conseguir hacer todas esas cosas? ¿Cómo lograr poner el “turbo productivo” para poder con todo cuando tienes el mismo número de horas que ayer? Hay una serie de medidas que puedes adoptar tú si verdaderamente quieres sacar adelante todo ese trabajo. Lo subrayo: son cosas que puedes hacer tú mismo y que nadie te impedirá poner en marcha.
Identifica y visualiza los objetivos del día
Desde el comienzo del día empieza a visualizar mentalmente cuáles son tus objetivos y todo lo que quieres conseguir en ese día. Elimina de tu boca frases del tipo «no me va a dar tiempo» o «no voy a poder con todo». En su lugar piensa en tus Objetivos para ese día, lo que vas a conseguir. Imagínate a ti mismo haciendo y cumpliendo todo eso.
Es un sencillísimo ejercicio de 2-3 minutos de duración actuará como el calentamiento para tus “músculos productivos”. Puedes hacerlo mientras te duchas, preparas el desayuno, haces ejercicio o de camino a tu oficina. Su propósito no sólo es el de animarte, sino principalmente empujarte a empezar desde el minuto uno con toda la intensidad posible.
Empieza el día haciendo 2 tareas Clave
De entre todas las cosas que tienes que hacer hoy elige las dos tareas más exigentes, más complicadas, las que más resultados te van dar. Empieza por esas dos tareas Clave antes de cualquier otra cosa; no hagas nada más hasta haberlas completado. Desde el minuto uno tienes que estar concentrado en hacer primero una y luego otra. Con toda la intensidad posible. Ojo, no sólo hagas una, sino dos. O tres si puedes.
Eso supone nada de Email, nada de navegación, nada de paseo por la oficina, nada de redes sociales, nada de nada. O empiezas el día con esas tareas o te olvidas de hacerlas bien. Como si fuera un sprint aprieta los dientes desde el primer metro PERO empieza y termina esas dos tareas.
Despliega todas las medidas anti-interrupciones
Las interrupciones son de lejos tu mayor enemigo. Muchas no puedes evitarlas pero hay otras, las que dependen de ti, que sí. De ti depende si quieres complicar más esos días, de ti depende si quieres hacer que tu trabajo sea mejor.
Hay una serie de medidas preventivas que puedes adoptar ANTES de ponerte a trabajar. Este punto es capital, esencial, fundamental. Sin esto no lograrás la tranquilidad que necesitas para cerrar frentes y avanzar de verdad. Haz una checklist y asegúrate de hacer esto ANTES de empezar con tus tareas (sobre todo las importantes).
- Corta las distracciones electrónicas: nada de Email, nada de Messenger o Skype, nada de torrents en segundo plano, cierra cualquier notificador o alarma.
- Cierra en realidad cualquier aplicación que no tenga nada que ver con la tarea que vas a hacer.
- Pon el teléfono móvil en silencio y boca abajo.
- Pide silencio y concentración a quienes te rodean.
- Pon música con auriculares (si te ayuda).
- Antes de empezar cada tarea recuerda qué hay detrás de ella, qué vas a conseguir con ella.
Refuerza estas medidas todo lo que puedas. Lo recalco: tu mayor enemigo esos días (y siempre) son las interrupciones. Cuanto más te empeñes en cerrarles el paso, antes y mejor terminarás tu trabajo.
Reduce, pospón o elimina ciertas tareas
Para días complicados, para rachas de mucho trabajo, es esencial que te vuelques en hacer trabajo de calidad y dedicar más tiempo a las tareas Clave. Tu atención (tu tiempo) debe ir en una sola dirección e ignorar ciertas tareas que habitualmente haces. E “ignorar” puede ser: a) reducirlas; b) posponerlas para otro día; c) pedir a un compañero que las haga por mí; d) directamente prescindir de ellas.
Algunas pistas de tareas sobre las que puedes actuar para conseguir el tiempo-y-atención necesarios para activar el modo de turbo productivo:
- Ese día no leas blogs. Ni feeds, ni titulares, ni comentarios ? Elimínalo.
- Anula o mueve para otro día u otra semana todas las reuniones que tengas. Salvo que sean estrictamente necesarias o tengan que ver con tus tareas Clave, sácalas de tu planificación. Cualquier disculpa funcionará ? Posponlo.
- Olvídate de las redes sociales. Twitter, Facebook… todo eso ese día no existe ? Elimínalo
- Otras tareas menores diarias como chequeos, comprobación de informes, visitas, ventas, tareas de mantenimiento… ? Redúcelo o Delégalo
El punto clave aquí es conseguir tiempo de debajo de las piedras para que tu atención se dirija hacia las tareas importantes. Ese día, más que nunca, hay que hacer trabajo de calidad.
Haz descansos frecuentes y periódicos
En días así la tentación es no levantar el culo de la silla. A partir de cierto tiempo tú no trabajas más y mejor sino menos y peor. Cuerpo y mente están estrechamente ligados y dependen uno del otro. No esperes tener buenas ideas, prestar atención a los detalles y no cometer errores, si estás cansado.
Haz descansos entre tareas o después de un bloque de trabajo de una hora u hora y media. 3-5 minutos bastan para levantarte, caminar y despejarte. Tu atención (y luego tu concentración) y intensidad ganarán con esas pausas alejado del teclado.
Haz sólo una tarea y esfuérzate en terminar
Este punto final para mí es crítico. Tan importante como cortar el paso a las interrupciones-distracciones. Con tantas cosas por delante es inevitable verse tentado a ponerse con varias a la vez o abrir dos frentes simultaneos. No lo hagas. La Multitarea te hará trabajar más lento y cometer más errores. Tu capacidad para avanzar y cerrar frentes, y poner calidad en los detalles, es lo que te hace trabajar de verdad. El ritmo, intensidad y calidad que buscas lo encuentras cuando haces sólo una cosa a la vez. Una, luego otra, luego otra…
Tu “obsesión” debe ser la de ir cerrando tareas. Concéntrate en terminar más que empezar. En esos días, más que nunca, invierte esfuerzos en completar la tarea en la que estás y que ya has empezado.
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