Temporizadores, alarmas y utilidades de cuenta atrás son herramientas de lo más común. Hay multitud de alternativas ahí fuera. Desde temporizadores y alarmas web hasta aplicaciones para instalar en el escritorio de tu ordenador.
Dejando a un lado cuál elegir, me quiero parar hoy en los distintos usos que le puedes dar. Porque con un pelín de imaginación, estas sencillas utilidades pueden convertirse en un gran aliado de tu Productividad. Tú eliges cuándo utilizarlas: de forma habitual como herramienta indispensable para multiplicar tu rendimiento… o de forma puntual únicamente cuando las necesites o te enfrentes a un día especialmente complicado.
No las subestimes. Porque bajo su sencillez ofrecen resultados sobre el terreno (que son los que buscas). Pero para ello es preciso saber cómo utilizarlas. Yo te apunto ocho usos útiles y productivos que en el pasado o en la actualidad yo mismo practico.
#1 Vencer la tentación de Procrastinar
Muchas veces procrastinamos porque nos abruma el tamaño de la tarea que tenemos delante o sencillamente no nos apetece hacer eso en ese momento. Una de las fórmulas para vencer la tentación de posponer esa tarea es “hacer un trato contigo”. Fija el temporizador o la alarma para trabajar en esa tarea sólo durante los próximos 10 minutos. Sólo 10. Eso te animará a ponerte con ella y echar a andar… que es justo y lo único que necesitas para terminarla (la tentación de posponer no es más que un espejismo generado por la “sucia mentirosa” que en esos momentos es la mente).
Si luego te cuesta seguir, vuelve a negociar contigo y fija el temporizador a otros 10 minutos. Verás cómo poco a poco vas encontrando el ritmo, y la resistencia inicial se va rompiendo en favor de la tarea que progresivamente se irá completando. Francamente, funciona.
#2 Reducir las tareas rutinarias de menor importancia
Uno de los problemas más habituales con los que me encuentro en las empresas es el dedicar demasiado tiempo a tareas de poca importancia. Tareas rutinarias, menores, mecánicas o intranscendentes que consumen más tiempo del debido. ¿Por qué? Porque quien las hace no es consciente del tiempo que minuto a minuto se escapa en ellas. Te pones a hacerlas, se te va el santo al cielo y de repente, ¡zás! “alguien” con muy mala leche te ha robado una hora de trabajo. Un temporizador o una alarma puede ser una gran ayuda a la hora de evitar perder demasiado tiempo en tareas rutinarias de escasa importancia.
#3 Recordar hacer descansos periódicos durante el trabajo
Hacer descansos frecuentes y periódicos entre las tareas es uno de mis mayores descubrimientos personales. Y la tónica general es justo la contraria: no levantar el culo de la silla durante horas. Y eso no te hace rendir mejor, más bien lo contrario. Pero lo cierto es que recordar hacer esos descansos no es nada fácil, sobre todo al principio cuando todavía no has desarrollado el hábito de hacerlo. Un temporizador o una alarma te recordará periódicamente que es momento de despejar la mente y recuperar la concentración y frescura que necesitarás para continuar tu trabajo.
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#4 Limitar el tiempo de la navegación
La “navegación inconsciente” o el “clic impulsivo” son junto con el Email el mayor enemigo digital de tu Productividad. Con toda la buena voluntad del mundo vas a mirar algo “sólo un momento”, y lo que tendrían que haber sido dos minutos luego se convierten en veinte o más. Con un temporizador o una alarma puedes fijar un límite de minutos a la hora de leer blogs, entrar en una red social o curiosear por Internet. El ring evitará te despistes y que pierdas más tiempo del que originalmente querías, y te recordará que ya es hora de volver a tu trabajo.
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#5 Hacer tareas en bloques de tiempo
Una forma de trabajar muy efectiva que cada vez más personas adoptan. Consiste en concentrar en una misma franja o bloque de tiempo todas las tareas de una misma actividad. Por ejemplo, en lugar de salpicar todo el día haciendo llamadas de teléfono que por adelantado sé que tengo que hacer, las concentro todas en un bloque de tiempo de 30 minutos. Y lo mismo para la lectura de blogs o redes sociales, archivar documentos… Tú fijas por adelantado cúando haces eso pero te ayudas de un temporizador o una alarma para establecer un tiempo máximo para esa tarea.
#6 Practicar la “Técnica Pomodoro”
Técnica de concentración que yo utilizo en los días en los que estoy especialmente desconcentrado o espeso. Consiste en trabajar en tramos de 25 minutos haciendo descansos de 5 minutos entre cada bloque. Al cabo de dos horas haces un descanso más prolongado de 15-20 minutos. La técnica se sustenta en un “pomodoro”, en un corriente temporizador de cocina que ha evolucionado en forma de numerosas aplicaciones.
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#7 Recordar una tarea o algo que tienes que hacer
Quizá el uso más obvio pero no por ello el menos útil. Cuántas veces te pones a teclear y hacer clics, te enfrascas en una tarea, buceas por Internet, estudias un proyecto o preparas un documento… y olvidas que tenías que hacer algo a una hora determinada. En estos casos la alarma o el aviso de tu agenda también puede valer.
#8 Limitar el tiempo de una llamada de teléfono
Las llamadas de teléfono son uno de los agujeros por donde más se escapa tu tiempo. Además de darle un propósito y tener claro qué pretentes con ella antes de marcar el número, tener a mano un temporizador o una alarma te ayudará a que no te robe el tiempo indiscriminadamente. Te empujará a ir al grano y a no divagar, y a ser más consciente del tiempo que inviertes en ella.
Y para concluir no quería dejar el artículo sin hablarte del temporizador que últimamente estoy utilizando. Se llama e.ggtimer.com. Es una aplicación web gratuita y aunque muy sencilla ofrece bastantes alternativas de configuración. Lo utilizo sobre todo cuando estoy navegando-curioseando y no quiero que esa actividad devore mi tiempo.
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